Ako sa pripraviť na rokovanie so zahraničným partnerom?

V súčasnej dobe je bežné, že zamestnanci alebo partneri spoločnosti pochádzajú z viacerých kultúr. Firmy sa snažia vytvárať vhodné podmienky pre medzikultúrnu pracovnú klímu, ktorá má prispievať k novým inovatívnym riešeniam a osloveniu zákazníkov z rôznych kultúr. Zakladajú svoje pobočky po celom svete a hľadajú partnerov na lokálnych trhoch. To, že príprava na rokovanie je základom úspechu, vedia manažéri, obchodníci i začínajúci podnikatelia. Čo to však znamená dobre sa pripraviť na rokovanie so zahraničným partnerom?

Celý svet sa riadi číslami, a preto čísla a prezentačné materiály v rôznej forme patria k rokovaniu. Internet nám ponúka veľké množstvo informácií, ktoré nám predstavia nášho budúceho partnera v rôznych oblastiach jeho činnosti. Vyzbrojení číslami, referenciami a propagačnými materiálmi sa môžeme vydať na rokovanie a myslieť si, že sme sa dobre pripravili. Samozrejme, sme si vedomí, že musíme byť vhodne oblečení a pripravení rokovať v cudzom jazyku, najčastejšie v angličtine.

Pripravili sme sa však aj na to, že náš rokovací partner je z inej kultúry?

Náš partner sa určite poteší, že sme si naštudovali informácie o jeho spoločnosti a pripravili skvelú prezentáciu. Na záver rokovania však môže mať dojem, že jeho záujmy nie sú v súlade s našimi záujmami. Nemôžeme predpokladať, že „my manažéri na rovnakej úrovni riadenia“ si rozumieme vždy a všade, keď je naša angličtina rovnako dobrá. Navonok síce rozprávame rovnakou rečou, ale vo vnútri má každý obchodný partner svoj „vlastný softvér“, ktorým spracováva rovnaké anglické slová iným spôsobom.

Čo by sme mali vedieť o „kultúrnom softvéri“ nášho obchodného partnera?

V prvom rade by sme si mali odpovedať na otázku, čo od nás partner  očakáva na prvom stretnutí. Či sa ihneď od prvých minút bude zaujímať o  náš návrh spoločného projektu, alebo chce skôr spoznať partnera, s ktorým  bude v budúcnosti spolupracovať. Často sa stáva, že jedna strana odchádza  z rokovania sklamaná, pretože potenciálny obchodný partner sa pýtal na  všetko okrem spoločného projektu, ktorý je pre nás hlavným dôvodom  stretnutia.

Ak si partner vopred neuvedomí, že sa stretne so zástupcom kultúry  zameranej na budovanie vzťahov, môže mať na záver pocit, že jeho partner  sa na stretnutie nepripravil. Na druhej strane však zanechá dojem, že mu  ide len o zisk a čísla.

Ak sa teda chystáte na rokovanie na juh Európy, pripravte sa, že úvodné  stretnutie bude venované vzájomnému spoznávaniu sa. Ak je váš partner  zo  severských krajín alebo z Nemecka, už na prvom stretnutí využijete  svoje poklady pri prejednávaní konkrétnych krokov.

Prísť na stretnutie 10 minút vopred, presne načas alebo radšej neskôr?

My, Slováci, by sme prišli radšej 10 minút vopred, keď ide o prvé dôležité obchodné stretnutie. Chceme predsa urobiť dobrý dojem a preukázať nášmu partnerovi úctu. Ale prečo nás on nechá sedieť v zasadačke, keď sme na miesto stretnutia leteli niekoľko stoviek kilometrov? Chce nám povedať, že on je ten dôležitejší?

Každá kultúra má iné chápanie času. Základné rozdelenie je do dvoch skupín, a to kultúra polychrónna a monochrónna. Polychrónna kultúra je typická pre Taliansko alebo Španielsko. S monochrónnou kultúrou sa stretneme predovšetkým na severe a západe Európy.

V polychrónnej kultúre čas nie je dôležitejší ako ľudia, preto sa môže stať, že náš obchodný partner mešká. Je preňho prirodzené, že rieši viacero úloh súčasne. Hoci sa snaží prísť načas, môže sa stať, že niektorá úloha si od neho vyžaduje rýchle riešenie na poslednú chvíľu. Netreba preto strácať vnútorný pokoj a dať partnerovi najavo, že vás tým urazil. V prípade, že práve váš projekt bude potrebovať zopár minút navyše, rád vám ich nabudúce dopraje, hoci bude na inom mieste meškať.

Je potrebné si premyslieť, ako začať obchodné rokovanie alebo sa to ukáže priamo na mieste? Je vhodné začať rokovanie krátkym spoločenským rozhovorom alebo ten vôbec do vážnych pracovných rokovaní nepatrí?

Krátky spoločenský rozhovor alebo tzv. „small talk“ určite patrí na úvod obchodného stretnutia alebo rokovania. Bez ohľadu na vážnosť témy, cieľom oboch rokujúcich strán je vytvoriť pracovné prostredie, ktoré bude viesť k vzájomnému súladu.

Pokračujeme:

Príprava na small talk. Dá sa small talk niečo pokazit?

Autor článku: Paedr. Eva Gáboriková, PhD., M.A.

Článok bol uverejnený aj v časopise Zisk manažment (www.manazerskecentrum.sk)